Warum Firmenretreats hinter den Erwartungen zurückbleiben und was es kostet, dies in Portugal zu beheben
Der wahre Erfolg einer Betriebsreise lässt sich daran messen, wie gut Ihr Team auch noch lange nach der Rückkehr nach Hause miteinander verbunden bleibt.
Bei unserer Arbeit in ganz Portugal entsteht diese Verbindung durch drei Elemente: Küstenwege und Weinbergpfade, die gute Erreichbarkeit von UNESCO-Welterbestätten, die innerhalb von zwei Stunden von einem internationalen Flughafen aus erreichbar sind, sowie ein gemeinsamer Esstisch als wichtigste Triebkraft, um Menschen zusammenzubringen.
Was die Umfrage nach dem Offsite-Treffen zeigt
Zwei Wochen nach der Reise wird der Fragebogen verschickt. Die Bewertungen fallen recht gut aus. Dann liest man die schriftlichen Kommentare, und jedes Mal zeigt sich dasselbe Muster.
„Der Veranstaltungsort war großartig.“ Das trifft fast immer zu. Die Teams recherchieren sorgfältig nach Hotels und treffen eine gute Wahl.
„Die Sitzungen waren hilfreich.“ Das stimmt auch. Ihr Führungsteam hat sie gut vorbereitet und ordnungsgemäß durchgeführt.
„Die Teamaktivität wirkte aufgesetzt – ich konnte keinen Zusammenhang zu unseren Zielen erkennen.“
„Die Qualität des Essens war schwankend.“
„Ich wünschte, wir hätten mehr Zeit, in der wir einfach ungezwungen mit den Leuten reden könnten.“
Rechnet man alles zusammen, kommt man bei der Klausur auf „in Ordnung“.
„Gut“ ist das teure Ergebnis. Sie haben ein Team quer über einen Kontinent geflogen und eine Woche lang Termine freigehalten.
Diese letzten drei Anmerkungen sind keine drei Probleme. Es handelt sich um ein einziges Problem, das auf drei verschiedene Arten zum Ausdruck gebracht wurde: Niemand hat den Raum zwischen den Arbeitssitzungen und der Freizeit am Abend gestaltet. Das Tempo. Die Raumaufteilung. Wer saß beim Abendessen wo? Der Ablauf der Woche. In diesem Zwischenraum bauen Teams entweder Vertrauen auf oder leben vier Tage lang höflich nebeneinander.
Die Studie macht deutlich, welche Kosten entstehen, wenn man bei der Gestaltung von Erlebnissen das Ziel verfehlt. In einer achtjährigen Studie bei einem globalen Dienstleistungsunternehmen erhielten Partner, die an einer Offsite-Veranstaltung teilgenommen hatten, in den folgenden zwei Monaten 24 % mehr Anfragen zur Zusammenarbeit – und fast 17 % dieser neuen Arbeitsbeziehungen bestanden auch zwei Jahre später noch. Der Nutzen lag in den Kontakten, nicht im Inhalt. Unterdessen ergab eine Umfrage unter 6.821 Mitarbeitern, dass fast die Hälfte angibt, sich bei herkömmlichen Teambuilding-Maßnahmen unwohl oder unecht zu fühlen, wobei kein Zusammenhang zwischen den Ausgaben der Unternehmen und der Meinung der Mitarbeiter dazu besteht.
Die Verbindungen sind das Ergebnis. Alles andere ist nur Vorbereitung.
Warum scheitern Teambuilding-Maßnahmen?
Ausflüge, geführte Naturtage, Design-Workshops, Gastredner und ja, auch echter Adrenalinkick (Coasteering, Sumo-Tischfußball, Surfen, Track Days) gehören allesamt zu unserem Programm. Manche Teams brauchen den gemeinsamen Kick, gemeinsam etwas Schwieriges zu meistern. Andere brauchen einen Vormittag auf einem Wanderweg ohne festes Programm. Beides funktioniert. Was nicht funktioniert, ist eine Aktivität, die nur gebucht wird, um eine Lücke im Zeitplan zu füllen.
Wenn Planer nicht wissen, wie sie die Lücke zwischen einer langen Strategiesitzung und dem Abendessen überbrücken sollen, greifen sie standardmäßig auf etwas zurück: einen Escape Room, eine Kennenlernrunde, eine Team-Herausforderung. Und fast jedes Mal enthalten die schriftlichen Rückmeldungen denselben Satz:
„Die Teamaktivität wirkte aufgesetzt. Ich konnte keinen Zusammenhang zu unseren Zielen erkennen.“
Man kann das vor Ort beobachten. Ein Team hat gerade einen anspruchsvollen dreistündigen Workshop hinter sich, und vierzig Minuten später steht es im Kreis und wird gebeten, ein Rätsel zu lösen. Schon während die Anweisungen noch vorgelesen werden, zücken die Teilnehmer ihre Handys. Die Leute sind höflich, aber höfliche Mitmacherei ist noch keine Verbindung.
Es scheitert nicht daran, dass die Aktivität schlecht war oder dass Ihr Team zynisch ist. Es scheitert an drei Dingen, die nichts mit der Aktivität selbst zu tun haben:
Es hatte keinen klaren Zweck. Niemand konnte sagen, was diese Übung bewirken sollte, daher wirkte sie wie reine Dekoration.
Das war schlecht geplant. Von erschöpften Teams zu verlangen, auf Kommando Begeisterung zu zeigen, nachdem sie ihre kognitiven Reserven bereits aufgebraucht haben, ist ein Fehler in der Zeitplanung, kein Versagen beim Engagement.
Es wurde nicht ausgewählt. Aktivitäten steigern die Energie, wenn sich eine Gruppe freiwillig dafür entschieden hat, und senken sie, wenn die Teilnahme stillschweigend verpflichtend ist.
Deshalb gestalten wir die Aktivität entsprechend dem eigentlichen Zweck der Woche: Ein Führungsteam, das eine umstrittene Umstrukturierung bewältigen muss, benötigt ein anderes Programm als eine über verschiedene Standorte verteilte Entwicklergruppe, die sich zum ersten Mal persönlich trifft.
Manchmal bedeutet das einen moderierten Design-Workshop oder einen externen Referenten, der das aussprechen kann, was eine Führungskraft aus dem eigenen Haus nicht sagen kann, und manchmal bedeutet es, zwei Stunden wirklich unstrukturierte Zeit freizuhalten, denn genau dann entstehen meist die Gespräche, an die sich die Menschen später erinnern.
Meistens bedeutet das einen ganzen Tag im Freien, aber wie dieser Tag gestaltet wird, hängt vom Team ab: ein Tag, an dem man etwas zurückgibt – eine Strandreinigungsaktion, eine Ernte-Schicht, ein Vormittag mit einem Naturschutzteam; ein Tag zum Entspannen auf einem Boot, auf einem Wanderweg oder in einem Heißluftballon bei Sonnenaufgang, wobei die Arbeit bewusst hinter sich gelassen wird.
Oft ist die ertragreichste Stunde der ganzen Woche ein ausgedehntes Mittagessen, das niemand als besonders wichtig eingeplant hat. Es erfüllt genau die Funktion, die ein „Eisbrecher“ haben soll, ohne dass jemand etwas leisten muss. Die meisten Programme überlassen diese Stunde einem Caterer als erste von zwölf Mahlzeiten. Wir betrachten sie hingegen als Teil des Programms.
Hotels führen Hotels gut. Die Veranstaltungsproduktion ist eine ganz andere Aufgabe.
Ein gutes Hotel erfüllt genau das, wofür Hotels da sind: saubere Zimmer, gut ausgestattete Tagungsräume, Frühstück, eine zuverlässige Verpflegung und einen Ansprechpartner für die Buchung von Zimmerkontingenten. Wir arbeiten mit hervorragenden Hotels in ganz Portugal zusammen und vertrauen ihnen voll und ganz.
Ein Hotelvertrag dient jedoch dazu, einen Aufenthalt zu gewährleisten. Ihr Retreat ist hingegen ein gezielt gestalteter Ablauf mit einem geschäftlichen Ziel: ein Team, das sich über die Prioritäten im Klaren ist, besser aufeinander abgestimmt ist und für seine Arbeit Anerkennung findet.
Ohne einen eigens dafür zuständigen Produzenten fällt die Organisation der Retreat-Veranstaltung einem Assistenten der Geschäftsleitung, einem Stabschef oder einem Personalverantwortlichen zu, der bereits seine Vollzeitaufgaben wahrnimmt. Da diese Personen sich in einem anderen Land befinden, können sie nicht um 8:00 Uhr morgens vor Ort sein, um die Sichtverhältnisse zu optimieren, und sie können auch nicht problemlos vor Ort in der EU technische Ausrüstung beschaffen, um Zollverzögerungen drei Tage vor der Ankunft der Gäste zu vermeiden.
Drei kulinarische Höhepunkte, die den Verlauf der Woche bestimmen
Bei den meisten Firmenveranstaltungen wird das Catering lediglich als Lückenfüller betrachtet – ein gewöhnliches Buffet, das die Teilnehmer zwischen den Programmpunkten satt hält. Wir betrachten das Essen hingegen als wichtigsten Motor für die Energie der Gruppe, das Tempo der Veranstaltung und echte Verbindungen.
Der Unterschied zwischen einer Woche, an die sich Ihr Team noch lange erinnern wird, und einer, die eher unspektakulär wirkt, hängt von drei entscheidenden Momenten ab:
Der Begrüßungstisch
Die Teilnehmer entscheiden innerhalb von zwei Stunden nach der Landung, wie die Woche verlaufen wird. Sie leiden unter Jetlag, kommen aus verschiedenen Zeitzonen und treffen sich oft zum ersten Mal persönlich. Dieser erste Abend ist von einer besonderen, leicht angespannten Atmosphäre geprägt, die sich entweder in Herzlichkeit auflöst oder sich zu festen Sitzgruppen für die nächsten vier Tage verfestigt.
Ein kulinarisch ausgerichtetes Begrüßungsessen nutzt erstklassige Gastfreundschaft, ein großartiges Ambiente und hervorragendes Essen, um Barrieren sofort abzubauen:Ein Ort für Gespräche: Ein privater Raum oder eine einzigartige, fotogene Kulisse, die so gestaltet ist, dass sich die Gruppe unter die Gäste mischt, anstatt sich in separate, isolierte Cliquen aufzuteilen.
Bewusst gestaltete Tische: Anordnungen, die den Austausch zwischen den Abteilungen fördern, anstatt eine Selbstgruppierung zu begünstigen.
Gemeinsames Essen vom gemeinsamen Teller: Platten im Familienstil werden in die Mitte gestellt und von Hand weitergereicht, was den physischen Austausch und Gespräche fördert – ganz im Gegensatz zur Stille beim Essen von einzelnen Tellern.
Zeitlich abgesicherte Anreise: Standardmäßig ist eine Anreise am Abend vor Arbeitsbeginn vorgesehen, damit die Teilnehmer am ersten Morgen frisch und ohne Jetlag in den Workshop starten können.
Der Raum, in dem die Arbeit stattfindet
Essen gibt den Köpfen, die Sie zusammenbringen, um Ideen zu entwickeln, sich abzustimmen und schwierige Probleme zu lösen, neue Energie. Doch kognitive Energie erfordert sowohl kulinarische als auch räumliche Gestaltung:
Regionale Erfrischungen im Raum: Frisches Brot, Gebäck aus der Region, Obst und Espresso werden vor Beginn der Sitzungen im Workshop-Raum bereitgestellt – damit entfallen die Warteschlangen für kalten Kaffee auf dem Flur um 11:00 Uhr.
Natürliches Tageslicht mit Blick ins Freie: Direkter Blick auf Innenhöfe, Weinberge oder Flüsse, um die geistige Leistungsfähigkeit während langer Strategie-Sitzungen aufrechtzuerhalten.
Verschiebbare Flächen und flexibel umgestaltbare Möbel: Mobile Whiteboards und modulare Tische, die sich mühelos von einer Anordnung für Plenarsitzungen in kleine Diskussionsrunden umgestalten lassen.
Bewährte Technik: Großbildschirme, drahtloses Casting und WLAN mit hoher Übertragungsdichte wurden von unserem Team bereits vor Ihrer Ankunft im Raum getestet.
Ruhige Ecken: Speziell eingerichtete Bereiche für spontane Gespräche unter vier Augen.
Die Abschiedsfeier
Die meisten Teambuilding-Maßnahmen finden nach einem wichtigen Meilenstein statt – einer Produkteinführung, einer Finanzierungsrunde oder einem besonders anstrengenden Quartal. Die Würdigung dieser Leistung sollte als Hauptpunkt auf der Tagesordnung stehen und nicht als nachträglicher Einfall in Form eines Abendessens im Hotel, dem eine gehetzte, gekünstelte Teambuilding-Übung vorausgeht.
Wenn sie richtig auf die regionale Kultur abgestimmt sind, verschmelzen Feierlichkeiten und Teambildung zu einer Einheit:
Partizipatives Eintauchen in die Welt des Weins: Ein geführter Spaziergang durch die Weinberge, eine Verkostung im Weinkeller und das barfußes Traubenstampfen in traditionellen Lagares aus Granit (Weinbehälter aus Stein), abgerundet durch ein ausgedehntes Ernte-Abendessen im Freien.
Ungefilterte Verbundenheit: Reden und formelle Reflexionen rund um einen einzigen langen Tisch, begleitet von regionalen Weinen, in einem historischen Anwesen, einer „Quinta“ oder einer Portweinkellerei.
Das ist keine Theorie über die Verbindung durch Essen, sondern Verhaltensforschung. Untersuchungen in verschiedenen Studien mit insgesamt fast 1.500 Teilnehmern ergaben, dass Menschen, die von einem gemeinsamen Teller aßen, besser zusammenarbeiteten und schneller zu einvernehmlichen Vereinbarungen gelangten als diejenigen, die identisches Essen von getrennten Tellern aßen. Dieser Effekt zeigte sich auch bei Fremden. Die Abstimmung beim gemeinsamen Essen trainiert Menschen auf subtile Weise darin, sich auch in allen anderen Bereichen abzustimmen.
Der richtige Umgang mit Lebensmitteln und Getränken
Der Bereich Speisen und Getränke macht 25 % bis 30 % des Budgets für eine Klausurtagung aus. Außerdem sind sie der häufigste Kritikpunkt in Umfragen nach der Veranstaltung.
Während herkömmliche Veranstaltungsplaner das Catering lediglich als logistischen Posten betrachten, wird bei der strategischen Gestaltung von Klausurtagungen das Essen genutzt, um die Energie und das Tempo der Gruppe zu steuern.
Wir prüfen jeden Veranstaltungsort zunächst selbst: Wir besuchen jedes Restaurant, jede Imbissstube und probieren jedes Menü, bevor wir es einem Kunden vorstellen.
Wir informieren die Küche über die Tagesordnung des Treffens: Leichte, proteinreiche Mittagsmahlzeiten sorgen dafür, dass die Teilnehmer bei den Workshops am Nachmittag konzentriert bleiben, während die Abendessen in gemächlicher Atmosphäre stattfinden, um ungezwungene Gespräche zu ermöglichen.
Wir variieren den Stil beim Essen: Nicht jede Mahlzeit muss ein aufwendiges Spektakel sein. Die meisten sollten schnell zubereitet und von hoher Qualität sein; zwei sollten unvergesslich sein.
Inklusive Verpflegung: Wir gehen davon aus, dass ein erheblicher Teil jeder internationalen Gruppe besondere Ernährungsbedürfnisse hat. Bei der Standardverpflegung werden diese als separate „Ersatzgerichte“ behandelt, die oft eher wie Beilagen wirken. Indem wir von Anfang an Menüs im Familienstil und mit Schwerpunkt auf Gemüse zusammenstellen, können alle nahtlos gemeinsam essen.
Was das in Portugal kostet
RetreatsAndVenues beziffert die durchschnittlichen Ausgaben für Firmenretreats über alle Reiseziele hinweg auf 2.500 bis 3.400 Euro pro Person und gibt an, dass ein viertägiges Strategie-Offsite in Lissabon für 20 Führungskräfte insgesamt etwa 3.500 Euro pro Person kostet. Unsere eigenen Projekte für 10-köpfige Führungsteams über 4 bis 5 Nächte liegen in der Regel zwischen 20.000 € und 35.000 € ohne Flüge. Darin enthalten sind die Unterbringung in Boutique-Hotels oder 5-Sterne-Hotels, Tagungsräume und AV-Ausstattung, alle täglichen Mahlzeiten, Gastredner/Moderator, privater Transport vor Ort, ein geführter Ausflug im Freien, zwei maßgeschneiderte Festessen sowie eine dedizierte Produktion vor Ort.
Kleine Gruppen verursachen höhere Fixkosten pro Gast, da Zimmerkontingentrabatte erst ab 15 bis 50 Zimmern gewährt werden; bei Gruppen von 20 bis über 60 Gästen verbessert sich die Effizienz pro Person deutlich.
Kostenvergleich über vier Märkte hinweg, Gesamtkosten
Der Unterschied liegt nicht darin, dass Portugal billig ist – es ist das Preis-Leistungs-Verhältnis. Für 2.000 bis 3.500 Euro pro Gast sichern Sie sich ein exklusives Boutique-Anwesen, eine „Quinta“, eine „Herdade“ oder eine 5-Sterne-Unterkunft mit von einem Chefkoch geleiteter Gastronomie und engagierten Veranstaltungsplanern vor Ort während der gesamten Dauer.
In Tier-1-Drehkreuzen wie London oder New York liegt dasselbe Budget reicht gerade einmal für ein Standard-Business-Hotel, noch bevor Trinkgelder und Servicegebühren hinzukommen. Alle Optionen sorgen für eine gelungene Woche; doch nur eine bietet ein Erlebnis, das nirgendwo anders möglich gewesen wäre.
Dies ist keine Schätzung von RuaMar.Der Incentive Travel Index (der jährlich von der Incentive Research Foundation und der SITE Foundation in Zusammenarbeit mit Oxford Economics anhand von 2.708 Befragten aus 85 Ländern erstellt wird) gibt an, dass die durchschnittlichen Programmkosten pro Person in Nordamerika bei 6.000 US-Dollar liegen, gegenüber 3.200 US-Dollar in Westeuropa.
Die Produktionslücke vor Ort
Während sich Ihr Team auf die übergeordnete Strategie konzentriert, erfordert die Umsetzung ein engagiertes Management in Echtzeit. Die Organisation der Raumaufteilung, die Beschaffung von technischer Ausrüstung vor Ort in der EU zur Vermeidung von Zollverzögerungen, die direkte Abstimmung von Ernährungswünschen mit den Köchen sowie die Erstellung von Notfallplänen für den Fall von schlechtem Wetter sind operative Aufgaben, die über den Rahmen üblicher Hotelverträge hinausgehen.
Auf der Grundlage von 15 Jahren internationaler Erfahrung in der Live-Veranstaltungsorganisation schlägt RuaMar in ganz Portugal eine Brücke zwischen Hotellerie und Eventproduktion – und sorgt dafür, dass Ablauf, Verpflegung und Logistik optimal auf Ihre wichtigsten Geschäftsziele abgestimmt sind.
Planen Sie einen Offsite-Termin in Portugal? Lassen Sie uns über den bevorstehenden Strategie-Offsite-Termin Ihres Teams, die zeitlichen Vorgaben oder individuelle Produktionsanforderungen sprechen.
Häufige Fragen zur Planung von Hochzeiten außerhalb des Standorts in Portugal
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Denn während die Wahl des Veranstaltungsortes und das Geschäftsprogramm in der Regel gut organisiert sind, wird der Raum dazwischen oft vernachlässigt. Das Tempo, die Raumaufteilung, die Informationen zu den Mahlzeiten und die Übergänge am Abend sind zwar nicht Bestandteil eines Standard-Hotelvertrags, entscheiden jedoch darüber, wie gut ein Team zusammenwächst.
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Strukturierte Aktivitäten funktionieren, wenn das Team sie selbst ausgewählt hat und wenn sie nicht direkt im Anschluss an lange Arbeitsphasen angesetzt werden. Sie scheitern, wenn sie dazu dienen, Lücken im Kalender zu füllen, da fest geplante Übungen zu einer erzwungenen Teilnahme führen. Gemeinsame Mahlzeiten, gemächliche Spaziergänge und praktische kulinarische Erlebnisse fördern auf natürliche Weise den Zusammenhalt.
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Anstatt künstliche Aktivitäten wie Escape Rooms zu buchen, nutzt das „Food-Forward“-Konzept gemeinsames Essen – Mahlzeiten im Familienstil, Weinlese, Rundgänge durch den Weinkeller und Kochkurse – als sozialen Anker. Hochwertige Gastfreundschaft baut Hierarchien am Arbeitsplatz auf natürliche Weise ab.
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Dies ist der entscheidende Moment der Reise. Innerhalb von zwei Stunden nach der Ankunft bilden sich innerhalb der Teams soziale Dynamiken, und der erste Abend sorgt entweder für eine Durchmischung der Gruppe oder festigt die Sitzordnung für die gesamte Woche.
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Natürliches Tageslicht mit malerischem Ausblick, verschiebbare Whiteboards, flexibel anordbare Möbel, vorab getestete drahtlose AV-Technik, Verpflegung und Kaffee direkt im Raum sowie ruhige Ecken für persönliche Gespräche.
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Mit einem speziell gestalteten kulinarischen Fest statt eines gewöhnlichen Hotelabends. Die Teams sollten sich zwischen einem aktiven, mitgestalteten Abschluss (wie einer privaten Weinlese) oder einem ruhigen Abendessen am Tisch für Reden und Besinnung entscheiden.
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Ein Offsite-Seminar für Führungskräfte mit 10 Teilnehmern über 4 bis 5 Nächte kostet in der Regel 20.000 bis 35.000 Euro ohne Flüge (2.000 bis 3.500 Euro pro Teilnehmer). Bei größeren Gruppen mit 20 bis über 60 Teilnehmern ergibt sich aufgrund von Rabatten für Zimmerkontingente eine bessere Kosteneffizienz pro Person.
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Auf Speisen und Getränke entfallen 25 % bis 30 % des Budgets für eine Tagung in Europa. Die Kosten für ganztägige Verpflegung einer Gruppe in Lissabon liegen im Durchschnitt bei 40 bis 60 Euro pro Person und Tag, verglichen mit 60 bis 95 Euro in Paris und 65 bis 130 Euro in London.
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Entwerfen Sie Menüs, bei denen die Standardauswahl bereits inklusiv ist: Servieren im Familienstil, gemüsedominierte Gänge und von vornherein getrennte Allergene, anstatt einzelne Ersatzgerichte anzubieten.
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Durch die Beschaffung von AV-Ausrüstung, technischer Ausstattung, Workshop-Materialien und Teilnehmergeschenken vor Ort innerhalb der EU entfallen internationale Zollverzögerungen, Zollgebühren und Versandverzögerungen.

