DESIGNSTUDIE · MADEIRA

Eine Klausurtagung mit 100 Teilnehmern auf Madeira

Wie wir vier Nächte auf der Insel für ein Softwareunternehmen mit verteilten Standorten organisiert haben, zu dem Mitarbeiter aus mehr als 20 Ländern angereist sind.


KUNDE
Ein Technologie
-Unternehmen

GRUPPENGRÖSSE
Etwa 100 Mitarbeiter sowie Partner und Kinder

DAUER
Vier Nächte

JAHRESZEIT
Frühling

ANREISE
Direktflüge nach Funchal aus weiten Teilen Europas,
oder ca. 2 Stunden von Lissabon aus

FORMAT
Designstudie.
Jeder Retreat ist darauf ausgelegt, Ihren Anforderungen


DIE AUFGABENSTELLUNG

Was uns gefragt wurde und wie wir geantwortet haben.

Ein Unternehmen, dessen Mitarbeiter ausschließlich im Homeoffice arbeiten, beauftragte uns mit der Gestaltung seiner jährlichen Klausurtagung in Portugal: vier Übernachtungen, ein eigenes Zimmer für jeden Mitarbeiter, eine echte Plenarsitzung für das gesamte Unternehmen, die gleichzeitig als Raum für Kleingruppen dient, ein gemeinsamer Ausflug sowie ein separates Programm für Partner und Kinder.

Die Vorgaben. 
Eine Unterkunft, mindestens zwei volle Tagungstage, ein Tag im Freien und ein exklusives Erlebnis nur für das Unternehmen.

Die Herausforderung. 
Die meisten Gäste benötigten Anschlussflüge, um die Insel zu erreichen, und der Flughafen „
“ auf Madeira ist bekannt für wetterbedingte Verspätungen.

Unsere Antwort. 
Ein Design-Resort an der ruhigen Westküste, drei separate Tagungsräume in einem Gebäude und eine Puffernacht für Gäste, die aus der Ferne anreisen.

Küstenlandschaft mit hohen Vulkanfelsen, Meereswellen, die gegen die Felsen branden, und Häusern am Hang, umgeben von üppigem Grün und Wüstenpflanzen.

TAG FÜR TAG

Das Programm, Tag für Tag

Eine Reihe weißer Liegestühle mit orangefarbenen Handtüchern und Sonnenschirmen am Poolbereich direkt am Strand, im Hintergrund Palmen und das Meer bei Sonnenuntergang.

Montag: Ankunft   

  • Busse vom Flughafen Funchal in drei Fahrten, etwa 50 Minuten bis zur Westküste

  • Drinks bei Sonnenuntergang und Abendessen im Strandclub unterhalb des Hotels. Am ersten Tag findet kein Transfer am Abend statt.

Luftaufnahme eines Bergdorfes mit Häusern, Terrassenfeldern und dicht bewaldeten Hügeln.

Dienstag: Arbeit   

  • Plenarsitzung für das gesamte Unternehmen mit Arbeitsgruppen und einem kleinen Raum für Führungskräfte

  • Arbeitsessen vor Ort

  • Abendessen in Câmara de Lobos, dem Fischerdorf, das Churchill gemalt hat, 25 Minuten entfernt

Ein schmaler Weg, auf der einen Seite von Steinen gesäumt und auf der anderen von einem kleinen Wasserlauf, umgeben von dichtem Wald, über dem sich knorrige Äste wölben.

Mittwoch: Natur   

  • Der Cabo Girão Skywalk, eine Glasplattform in 580 Metern Höhe über dem Meeresspiegel

  • Eine geführte Levada-Wanderung durch den Lorbeerwald mit Mittagessen und Blick auf die Weinberge oberhalb von Câmara de Lobos

  • Abendessen zurück im Hotel

Ein Restaurant im Freien am Meer mit Tischen und Stühlen, hohen Palmen, einem Berg im Hintergrund und einem teilweise bewölkten Himmel.

Donnerstag: Verbinden   

  • Eine kürzere Plenarsitzung zum Abschluss der Meilensteine des Jahres

  • Freier Nachmittag

  • Festliches Abendessen auf einer Quinta in São Vicente, jenseits der Berge auf der Nordseite

Eine kurvenreiche Bergstraße, umgeben von üppiger grüner Vegetation, in Nebel oder tiefe Wolken gehüllt.

Freitag: frei  

  • Später Check-out

  • Ein gemütliches Frühstück

  • Soweit möglich, Lunchpakete für frühe Flüge

  • Busse zum Flughafen Funchal

Fünf Gedanken zur Woche

Planen Sie den Wind ein.
Die Landebahn von Funchal erstreckt sich über das Meer hinaus, und starke Seitenwinde können zu Umleitungen oder Flugausfällen führen. Eine Puffernacht sichert den ersten Tag des Treffens ab.

Drei Räume, kein einziger Ballsaal.
Ein Plenarsaal, ein Gruppenraum und ein kleiner Raum für Führungskräfte in einem Gebäude. So kann sich das gesamte Unternehmen gleichzeitig als Ganzes und in Gruppen treffen.

Ein großartiger Tag in der Natur.
Die Klippen, der Wald und die Levadas an einem gemeinsamen Tag – in einem Tempo, das für alle passt.

Weniger organisierter Spaß.
In der Basiswoche steht eine Freizeitaktivität auf dem Programm, alles andere ist freiwillig.

Familien gehen ihren eigenen Weg.
Partner und Kinder haben ihr eigenes Programm und einen eigenen Haushaltsposten, sodass das Unternehmen stets den Überblick über die Kosten behält.

PARTNER UND KINDER

Eine Woche ganz für sich allein

Während die Firma arbeitet, haben Partner und Kinder ihr eigenes Programm mit eigenen Gastgebern und Transportmöglichkeiten. Zum Abendessen und am freien Nachmittag schließen sie sich der Gruppe an. Das Programm verfügt über einen eigenen Haushaltsposten, sodass die Firma die Kosten klar überblicken kann und die Familien den Betrag aufstocken können.

Was wir übernehmen

Veranstaltungsort und Zimmerkontingent · Ablauf des Programms, Sitzungen und Freizeit · Restaurants, private Abendessen und Wein · Empfang am Flughafen und alle Transfers · Reiseleiter, Erlebnisse und Plan B bei schlechtem Wetter · Ablaufplanung und ein RuaMar-Verantwortlicher vor Ort · Ein Budget

WAS FÜR DEN KUNDEN WICHTIG WAR

Maßgeschneidertes Design

  • Drei Räume sind besser als ein geteilter Ballsaal. Die Arbeitsgruppen können gleichzeitig mit der Plenarsitzung stattfinden.

  • Eine zusätzliche Übernachtung am Tag vor der Ankunft schützt Gäste, die eine lange Anreise haben, vor verpassten Anschlussflügen und wetterbedingten Umleitungen.

  • Eine Freizeitaktivität in der Basiswoche, mit optionalen Zusatzangeboten, da das Feedback der Kunden aus dem Vorjahr lautete, dass es zu viel organisierten Spaß gegeben habe.

  • Das Familienprogramm war in einer eigenen Haushaltslinie ausgewiesen, sodass das Unternehmen genau nachvollziehen konnte, welche Kosten damit verbunden waren.

  • Die Gesamtkosten pro Mitarbeiter lagen deutlich unter der vom Kunden festgelegten Obergrenze.

Häufig gestellte Fragen

Fragen, die Teams stellen

Bringt die ganze Firma auf die Insel.

Teilen Sie uns bitte die Größe Ihrer Gruppe, die Abflugorte, Ihr Budget und die Namen der Teilnehmer mit. Wir schlagen Ihnen dann Resorts und ein Programm vor, das genau auf Ihre Ziele zugeschnitten ist. Interessieren Sie sich für eine andere Region Portugals? Sehen Sie sich alle sieben Regionen auf der Karte an →.