DESIGNSTUDIE · MADEIRA
Eine Klausurtagung mit 100 Teilnehmern auf Madeira
Wie wir vier Nächte auf der Insel für ein Softwareunternehmen mit verteilten Standorten organisiert haben, zu dem Mitarbeiter aus mehr als 20 Ländern angereist sind.
KUNDE
Ein Technologie
-Unternehmen
GRUPPENGRÖSSE
Etwa 100 Mitarbeiter sowie Partner und Kinder
DAUER
Vier Nächte
JAHRESZEIT
Frühling
ANREISE
Direktflüge nach Funchal aus weiten Teilen Europas,
oder ca. 2 Stunden von Lissabon aus
FORMAT
Designstudie.
Jeder Retreat ist darauf ausgelegt, Ihren Anforderungen
DIE AUFGABENSTELLUNG
Was uns gefragt wurde und wie wir geantwortet haben.
Ein Unternehmen, dessen Mitarbeiter ausschließlich im Homeoffice arbeiten, beauftragte uns mit der Gestaltung seiner jährlichen Klausurtagung in Portugal: vier Übernachtungen, ein eigenes Zimmer für jeden Mitarbeiter, eine echte Plenarsitzung für das gesamte Unternehmen, die gleichzeitig als Raum für Kleingruppen dient, ein gemeinsamer Ausflug sowie ein separates Programm für Partner und Kinder.
Die Vorgaben.
Eine Unterkunft, mindestens zwei volle Tagungstage, ein Tag im Freien und ein exklusives Erlebnis nur für das Unternehmen.
Die Herausforderung.
Die meisten Gäste benötigten Anschlussflüge, um die Insel zu erreichen, und der Flughafen „
“ auf Madeira ist bekannt für wetterbedingte Verspätungen.
Unsere Antwort.
Ein Design-Resort an der ruhigen Westküste, drei separate Tagungsräume in einem Gebäude und eine Puffernacht für Gäste, die aus der Ferne anreisen.
TAG FÜR TAG
Das Programm, Tag für Tag
Montag: Ankunft
Busse vom Flughafen Funchal in drei Fahrten, etwa 50 Minuten bis zur Westküste
Drinks bei Sonnenuntergang und Abendessen im Strandclub unterhalb des Hotels. Am ersten Tag findet kein Transfer am Abend statt.
Dienstag: Arbeit
Plenarsitzung für das gesamte Unternehmen mit Arbeitsgruppen und einem kleinen Raum für Führungskräfte
Arbeitsessen vor Ort
Abendessen in Câmara de Lobos, dem Fischerdorf, das Churchill gemalt hat, 25 Minuten entfernt
Mittwoch: Natur
Der Cabo Girão Skywalk, eine Glasplattform in 580 Metern Höhe über dem Meeresspiegel
Eine geführte Levada-Wanderung durch den Lorbeerwald mit Mittagessen und Blick auf die Weinberge oberhalb von Câmara de Lobos
Abendessen zurück im Hotel
Donnerstag: Verbinden
Eine kürzere Plenarsitzung zum Abschluss der Meilensteine des Jahres
Freier Nachmittag
Festliches Abendessen auf einer Quinta in São Vicente, jenseits der Berge auf der Nordseite
Freitag: frei
Später Check-out
Ein gemütliches Frühstück
Soweit möglich, Lunchpakete für frühe Flüge
Busse zum Flughafen Funchal
Fünf Gedanken zur Woche
Planen Sie den Wind ein.
Die Landebahn von Funchal erstreckt sich über das Meer hinaus, und starke Seitenwinde können zu Umleitungen oder Flugausfällen führen. Eine Puffernacht sichert den ersten Tag des Treffens ab.
Drei Räume, kein einziger Ballsaal.
Ein Plenarsaal, ein Gruppenraum und ein kleiner Raum für Führungskräfte in einem Gebäude. So kann sich das gesamte Unternehmen gleichzeitig als Ganzes und in Gruppen treffen.
Ein großartiger Tag in der Natur.
Die Klippen, der Wald und die Levadas an einem gemeinsamen Tag – in einem Tempo, das für alle passt.
Weniger organisierter Spaß.
In der Basiswoche steht eine Freizeitaktivität auf dem Programm, alles andere ist freiwillig.
Familien gehen ihren eigenen Weg.
Partner und Kinder haben ihr eigenes Programm und einen eigenen Haushaltsposten, sodass das Unternehmen stets den Überblick über die Kosten behält.
PARTNER UND KINDER
Eine Woche ganz für sich allein
Während die Firma arbeitet, haben Partner und Kinder ihr eigenes Programm mit eigenen Gastgebern und Transportmöglichkeiten. Zum Abendessen und am freien Nachmittag schließen sie sich der Gruppe an. Das Programm verfügt über einen eigenen Haushaltsposten, sodass die Firma die Kosten klar überblicken kann und die Familien den Betrag aufstocken können.
Was wir übernehmen
Veranstaltungsort und Zimmerkontingent · Ablauf des Programms, Sitzungen und Freizeit · Restaurants, private Abendessen und Wein · Empfang am Flughafen und alle Transfers · Reiseleiter, Erlebnisse und Plan B bei schlechtem Wetter · Ablaufplanung und ein RuaMar-Verantwortlicher vor Ort · Ein Budget
WAS FÜR DEN KUNDEN WICHTIG WAR
Maßgeschneidertes Design
Drei Räume sind besser als ein geteilter Ballsaal. Die Arbeitsgruppen können gleichzeitig mit der Plenarsitzung stattfinden.
Eine zusätzliche Übernachtung am Tag vor der Ankunft schützt Gäste, die eine lange Anreise haben, vor verpassten Anschlussflügen und wetterbedingten Umleitungen.
Eine Freizeitaktivität in der Basiswoche, mit optionalen Zusatzangeboten, da das Feedback der Kunden aus dem Vorjahr lautete, dass es zu viel organisierten Spaß gegeben habe.
Das Familienprogramm war in einer eigenen Haushaltslinie ausgewiesen, sodass das Unternehmen genau nachvollziehen konnte, welche Kosten damit verbunden waren.
Die Gesamtkosten pro Mitarbeiter lagen deutlich unter der vom Kunden festgelegten Obergrenze.
Häufig gestellte Fragen
Fragen, die Teams stellen
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Es ist eine subtropische Atlantikinsel mit ganzjährig mildem Wetter. An einem einzigen Tag kann man vom Meer zu Klippen, Bergkämmen und Wäldern gelangen. Der Lorbeerwald gehört zum UNESCO-Weltkulturerbe und ist das größte noch erhaltene Gebiet dieser Art. Die Insel verfügt außerdem über rund 3.000 km Levadas, alte Bewässerungskanäle, an denen Wanderwege entlangführen. Man fühlt sich weit weg vom Büro, aber es ist immer noch Portugal: gleiche Zeitzone wie Lissabon, Euro und gute Verkehrsanbindung.
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Nach Funchal gibt es Direktflüge aus weiten Teilen Europas. Von Lissabon aus dauert der Flug etwa 1 Stunde und 45 Minuten. Wir gruppieren die Ankommenden nach Flügen und setzen Reisebusse in mehreren Gruppen ein, wobei jeweils ein Betreuer bei der Ankunft bereitsteht.
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Das liegt nicht an den Routen, die wir wählen. Viele Levada-Wege sind relativ eben, da sie dem Wasserlauf folgen. Wir wählen eine Route aus, die zur Gruppe passt, und bieten eine kürzere Alternative an.
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Ja. Bei diesem Projekt hatten sie ihr eigenes Programm und ihre eigene Haushaltslinie, nahmen aber an den gemeinsamen Abendessen und in der Freizeit an den Aktivitäten teil.
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Madeira ist das ganze Jahr über ein lohnendes Reiseziel. Der Frühling bringt Blumen und grüne Hügel mit sich, und der Sommer ist warm, ohne zu heiß zu sein. Der Winter ist mild, aber windiger, weshalb wir bei Flügen mehr Zeit einplanen.
Bringt die ganze Firma auf die Insel.
Teilen Sie uns bitte die Größe Ihrer Gruppe, die Abflugorte, Ihr Budget und die Namen der Teilnehmer mit. Wir schlagen Ihnen dann Resorts und ein Programm vor, das genau auf Ihre Ziele zugeschnitten ist. Interessieren Sie sich für eine andere Region Portugals? Sehen Sie sich alle sieben Regionen auf der Karte an →.

